La dématérialisation de facture expliquée simplement.

Quelle plateforme choisir ? — Avant le 1er septembre 2026

La dématérialisation impose que deux logiciels communiquent avec votre plateforme PA :

Si des normes de dépôt communes existent entre plateformes, chacune conserve ses propres spécificités techniques. Des écarts de compatibilité peuvent apparaître au moment de la mise en production, y compris avec des logiciels pourtant largement répandus.

Il nous semble donc impératif de choisir en priorité la plateforme compatible avec votre logiciel de comptabilité, ou celui de votre cabinet d'expertise comptable si votre comptabilité est externalisée. L' éditeur de votre logiciel de comptabilité (ou expert comptable) est le mieux placé pour vous indiquer avec quelle plateforme il a développé et testé une intégration fiable.

Partie Ventes

Une fois votre plateforme choisie, Winfret assurera automatiquement le dépôt de vos factures sur celle-ci, via une plateforme partenaire de Winfret. Cette transmission sera totalement transparente pour vos équipes, sans aucune charge de travail supplémentaire de votre côté.

Jusqu'au 1er septembre 2027, vous n'avez aucune obligation légale d'émettre vos factures clients en dématérialisé. Néanmoins, certains de vos clients pourraient cependant vous le demander avant cette échéance. Vous devrez donc finalement être prêt, commercialement, pour le 1er Septembre 2026.

À partir du 1er septembre 2027, vos factures clients devront être déposées sur votre plateforme PA. Dans la pratique, vous continuerez également à les envoyer par e-mail, afin que vos clients puissent les vérifier et apposer leurs bons pour paiement.

Nous vous recommandons de conserver le transfert de vos écritures comptables de Winfret vers votre comptabilité. Les enjeux côté ventes restent limités, mais cette approche est la plus maîtrisable et la plus cohérente. Il est plus prudent d'attendre les premiers retours de mise en production avant de modifier vos flux existants.

E-reporting et Déclaration Européenne de Services (DES) : deux obligations distinctes

Votre logiciel de comptabilité sera chargé de transmettre le e-reporting à l'administration fiscale (DGFiP). Concrètement, pour chaque transaction avec un particulier (B2C) ou avec un client étranger, les données clés de la transaction : montant, TVA, date — devront être communiquées à l'administration. L'objectif est de permettre à l'État de lutter contre la fraude à la TVA et, à terme, de pré-remplir automatiquement vos déclarations de TVA. Dans votre environnement TPE/PME, où la quasi-totalité de vos clients sont des professionnels français, le e-reporting concernera principalement vos clients étrangers.

Il est important de ne pas confondre cette obligation avec la Déclaration Européenne de Services (DES), que vous transmettez actuellement chaque mois à la douane française pour vos prestations de transport facturées à des clients professionnels dans d'autres pays de l'UE. Ces deux obligations répondent à des administrations différentes — la DGFiP pour le e-reporting, la Douane pour la DES — et poursuivent des objectifs distincts. La mise en place du e-reporting n'annule en aucun cas votre obligation de continuer à déposer vos DES, qui restent soumises à leurs propres règles et calendriers.

Partie Achats

À partir du 1er septembre 2026, vous devrez être en capacité de recevoir des factures électroniques via votre plateforme PA. Dans votre environnement TPE/PME, où vos fournisseurs sont majoritairement de taille similaire à la vôtre, cela restera limité en pratique : seuls vos grands fournisseurs — énergie, téléphonie, carburant — auront l'obligation d'émettre en dématérialisé dès cette date. Vos fournisseurs transport TPE/PME, eux, n'y seront contraints qu'à partir du 1er septembre 2027.

À partir du 1er septembre 2027, toutes les factures de vos fournisseurs français vous parviendront via votre plateforme PA. Dans la pratique, ils continueront également à vous les envoyer par e-mail avec les bons émargés, afin que vos équipes d'exploitation puissent les contrôler avant validation. Les factures de vos fournisseurs étrangers, quant à elles, resteront hors périmètre de la réforme : ils continueront à vous les transmettre par e-mail, conformément à la réglementation.

Pour l'intégration de ces factures en comptabilité, deux options s'offrent à vous :

Nous déconseillons fortement la seconde option, et ce pour une raison essentielle : actuellement, vos factures fournisseurs sont vérifiées par vos équipes exploitation avant d'être transmises à la comptabilité — gestion des litiges, des palettes Europe, des écarts de facturation, etc.

Négociez dès maintenant avec votre cabinet comptable pour que les achats transport ne soient pas automatiquement transférés depuis la plateforme PA vers votre logiciel comptable. Votre TMS doit continuer à piloter ces transferts tant que la réglementation le permet.

Votre expert-comptable pourra vous objecter que cette approche vous ferait perdre la possibilité d'intégrer automatiquement vos factures de charges fixes (téléphonie, internet, loyers...) et qu'il devra vérifier la concordance entre les factures de la plateforme et celles transmises par Winfret. Le format dématérialisé des factures (XML) est conçu pour être exploité par l'administration fiscale, pas par les équipes d'exploitation. Ce format ne contient pas certaines informations essentielles au transport, comme l'expéditeur, le poids ou le métrage linéaire. Les logiciels devront donc souvent placer ces données dans des champs génériques, difficiles à exploiter lors du contrôle des factures. Dans la pratique, comme dans les pays ayant déjà adopté la facturation électronique (Italie, Portugal, pays scandinaves…), il est très probable que les vendeurs continuent d'envoyer leurs factures au format PDF en complément du format XML.

Ce document explique simplement la réforme de la dématérialisation des factures appliquée au secteur du transport et de l'affrètement. Il concerne notamment les transporteurs, les sous-traitants et les partenaires logistiques utilisant des TMS transport ou travaillant avec des réseaux de distribution comme DPD. La mise en place des plateformes de dématérialisation de factures va modifier les échanges entre transporteurs, affréteurs et cabinets comptables. Comprendre ces mécanismes est essentiel pour préparer la transition vers la facture électronique dans les activités de transport et d'affrètement.