IMPRESSIONS

Impressions

Gestion des impressions

Quelque soit l'interface de Winfret, les impressions sont gérées de la même manière.
Lorsque l'utilisateur désire effectuer une impression, il se retouve dans la fenêtre de 'Gestion des Impressions' (Accessible depuis les les boutons 'Imprimer' dans tous les onglets de Winfret). L'ensemble des documents en rapport avec le dossier sélectionné et pouvant être imprimé est listé dans une grille comportant six champs :

Nom du document :

Intitulé du document à imprimer

Imprimer :

Case à cocher de manière à selectionner les documents à imprimer.

Visualiser :

Case à sélectionner pour avoir un aperçu du document sur le logiciel Crystal report.

(Les deux pouvant être simultanément coché.)

Destinataire :

Dans ce champ, l'utilisateur peut (En cliquant une fois dessus):

• Saisir directement un numéro de fax ou une adresse e-mail.
• Double cliquer sur ce champ pour accéder à la 'Liste des destinataires', en rapport avec le document. Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors sur une grille regroupant:
  • Nature : Type d'intervenant (Donneur d'Ordres, correspondant, chauffeur, etc....)
  • Tiers : Nom du Tiers .
  • Nom : Nom du contact .
  • Fax : Numéro de fax du Tiers .
  • Email : Adresse email du Tiers .
  (Toutes ces informations sont disponibles, si elles ont été renseignées dans la fiche Tiers au prélable.)
Il ne reste plus, qu'à choisir le Tiers concerné.

Exemplaires :

Nombre d'impression (Données paramétrables dans le menu de Gestion des impressions) .

Nom Imprimante :

Choix d'une imprimante .

Une fois validée, selon le type de destination (email ou fax), Winfret envoie le document en pièce jointe ou génère un fax. S'il n'y a pas de destinataire, le document est envoyé vers l'imprimante sélectionnée. (Les emails se génèrent au format PDF, mais son format reste parmétrable (RTF, XLS,..) ).
On peut aussi consulter l'historique des impressions. Tous les documents, imprimés à une date antérieure sont classés dans un tableau. On retrouve :

• Nom du document : Nom du document .
• Copies : Nombre d'exemplaires réalisés .
• Faxé : Si le document a été faxé.
• Imprimé : Si le document a été imprimé.
• Emailé : Si le document a été envoyé par email.
• Date & Heure : Affiche la date et l'heure de réalisation de l'impression.
• Utilisateur Source : Le nom de l'utilisateur ayant réalisé l'impression ou l'envoi.

Cette liste peut être complètement effacée par le bouton 'Purger ma liste', cependant l'utilisateur peut sélectionner les lignes qu'il désire supprimer. Après selection, il clique sur 'Supprimer'.
La liste des documents s'affichant dans la grille, peut être gérée par l'utilisateur. L'option à cocher "Mes impressions", lui permet de répertorier seulement les impressions qu'il a réalisées pour ce dossier.

Particularités

Même si le mode de gestion reste identique, la liste des documents à imprimer change selon le type d'édition (dossier, groupage, facture,..) et sa nature (route, inter, aerien, maritine).

Les Dossiers

Lors de l'impression d'un dossier, plusieurs documents sont mis à la disposition de l'utilisateur. Parmi eux, on retrouve les documents obligatoires liés au transport (le CMR, le MAWB, le HAWB,...) et dépendant de la nature du dossier.
Winfret permet d'imprimer d'autres documents personnalisables , tels que 'La demande de disponibilité', ou encore 'La confirmation reservation client'.
Ces documents vont permettre à l'utilisateur d'obtenir, par exemple, un support papier de son dossier (Way Bill) reprenant l'ensemble des données nécessaire au déroulement de son activité.

Les Groupages

Au niveau du groupage, l'utilisateur dispose des mêmes choix, adaptés à la gestion de plusieurs dossiers.
Certains documents propres au transport, tel la MAWB MASTER STD, le CMR Groupage ou le CMR Directe, d'autres pouvant être prédéfinis selon le choix de l'utilisateur, tels que des documents en rapport avec l'affretement (Confirmation d'affrètement multi-lots COR et Confirmation d'affrètement multi-lots COM) ou le 'Cost-And-Profit' (Groupage Cost-And-Profit).

Les Tiers

Imprimer des documents depuis le bouton 'Imprimer' de la fiche d'un Tiers permet d' :

• Imprimer la fiche Tiers
• Imprimer les différents échéanciers par période en rapport avec ce client et/ou ce fournisseur.
• Imprimer des analyses portant sur les différentes gestions (fiancières, marges, ou autres).
• Imprimer des journaux statistiques (achats, prévisions, ou autres).

Les Factures

Les documents imprimables se référant à la facturation (Client ou Fournisseur) sur Winfret peuvent être:

• Des lettres de relances
• Des factures (standards et personnalisées) selon les besoins de l'utilisateur.
• Des relevés de factures
• Des lettres chèques
• Des relevés de pointage
• Ou d'autres options pré-définies par la société utilisant Winfret.

Ces éditions sont toutes personnalisables en fonction des besoins et des demandes de la clientèle.
Les éditions sont adaptées en fonction du besoin, de l'urgence, de l'activité de la clientèle.