LES FACTURES

Gestion des factures

Winfret met à la disposition de l'utilisateur deux onglets de facturation :

• Facturation Client
• Facturation Fournisseur

L'utilisateur pourra gérer d'une part la facturation client et d'autre part celle du fournisseur.
Les deux se présentent selon le même modèle et ont les mêmes fonctionnalités. Sauf que les informations, sur la facturation de la fiche 'Edition de la facturation Fournisseur', sont en bleu alors que ceux du client sont en rouge. (Distinction utile lors de la préfacturation dans l''Edition de dossier' et/ou lors d'un transbordement).
Les diverses fonctionnalités de l'interface se présentent donc comme ce qui suit :

• Pour valider la facturation, les champs obligatoires (en jaune) doivent être remplis. On retrouve :
  • Code Tiers : Le code du Tiers concerné. La liste est accessible via la touche 'F1'
  . Une fiche 'Recherche de Tiers' s'ouvre. La recherche est lancée par Winfret après avoir cliqué sur 'Rechercher'. De nombreux critères de recherche sont mis à la disposition de l'utilisateur.
  • Date de facture : Date de facturation
  • Mode de règlement : Listing disponible et paramétrable. L'utilisateur saisit le mode de règlement correspondant, puis, avec 'Entrée' ou 'Tab', il accède au gestionnaire des modes de règlement, sauf si le mode de règlement a déjà été défini dans la fiche Tiers. Dans ce cas, le champ est rempli automatiquement.
    Cette fiche va permettre la mise en place d'une échéance associée au paiement. Par exemple, pour un chèque, Winfret offre plusieurs possibilités (chèque à 30, chèque à 15 JS FDM, a reception,...) auxquelles seront attribués un 'code de gestion', 'une échéance' et un 'code compta'.
    Suite, à sa validation, Winfret applique automatiquement le code de gestion correspondant.
  • Echéance : Automatiquement calculée par Winfret en fonction du code présent dans le champ 'Mode de règlement' et de 'Date de facture'. Elle peut être choisie manuellement par l'utilisateur en affichant le calendrier par le touche 'F1'.

Ajouter une facture

Dans le cadre d'une facturation standard (en cliquant sur 'Ajouter'), le tableau apparaîtra vide. L'utilisateur pourra, après avoir renseigné le client à facturer, la date de la facture, le mode de règlement et l'échéance, appuyer sur l'un des quatre boutons, présents à gauche de la page :

• Insérer : Liste de l'ensemble des dossiers (non facturés, groupés ou non) où ce client est intervenu.
• Insertion par dossier : L'utilisateur saisit le numéro de dossier ou groupage.
• Insertion SP : Insère des lignes de pré-facturation établie par le Tiers au cours de l'élaboration du dossier à partir des agences et des devises (selon l'agence choisie) répertoriée pour ce Tiers .(Voir : Préfacturation).
  L'ensemble des lignes disponibles apparaît dans une grille. L'utilisateur en selectionne une à plusieurs (en maintenant 'Ctrl' enfoncé), qui vont apparaître dans la grille de facturation.
• Dossiers autre tiers : Permet de facturer un siège. L'utilisateur saisit les premières lettres du Tiers suivies de 'F4'. La fiche 'Recherche des Tiers' apparaît. Il sélectionne, alors, le Tiers voulu ou des critères correspondants, et si les critères correspondent, ils permettront d'afficher les dossiers à facturer.

Selon le bouton choisi, les champs de la facture sont remplis par Winfret :

• Article : Code de l'article correspondant.
• Désignation : Nom de la prestation facturée.
• PU HT : Prix unitaire hors taxe.
• Devise : Monnaie utilisée.
• TVA : La taxe sur la valeur ajoutée (19,6% si on se trouve en France ou dans les CEE).
• Taux de TVA: Calculer par Winfret en fonction du type de prestation, du lieu où est domicilié le client (France, CEE, Hors CEE), du lieu de l'expéditeur et du lieu du destinataire.
• Total HT : Prix total du ou des articles facturés.
• Taux de remise : En pourcentage, s'il y a une remise sur le montant HT hors taxe.
• Remise : Montant de la remise HT.
• Total remise HT : Prix total avec les remises effectuées en hors taxes.
• Observations et Commentaires : L'utilisateur peut insérer des remarques sur la facture.

Le visuel de la facture avant l'impression est également disponible via le bouton 'Visualisation avant validation'

La grille de cette interface affiche l'ensemble des dossiers facturables appartenant au Tiers.
Et Winfret recalcule le Total HT, TVA, TTC de l'ensemble des dossiers présents dans la grille, ainsi que le cumul des remises, s'il y en a, automatiquement.
Double cliquer sur un dossier présent dans la grille, ramène l'utilisateur à l'Edition de dossier.
En faisant un clic droit sur la grille, l'utilisateur peut numériser des informations, qui y seront reportées.

Modifier une facture

On retrouve la même interface que pour l'ajout d'une facture.
Cependant, les boutons sur la gauche ne sont plus disponibles et d'autres s'activent :

• Modifier : Action ne s'appliquant que sur les trois champs (date de facture, mode de règlement et échéance).
• Annuler : Annule la modification et ramène au point initial.

Actions

Le bouton 'Action' présent dans l'interface utilise les outils suivants :

• Document lié :
  
  • Voir les documents liés : Liste des documents liés au dossier (Ordre du Client, Bon émargé, etc,...).
  • Numériser une facture : Numérisation de la facture.
  • Lier un document : Voir dossier/Détail des SAV.
• Impression :
  
  • Les ordres client : Impression des dossiers possèdant un ordre client.
  • Les bons émargés : Impression des dossiers dont le bon a été émargé.
  • Les ordres clients et les bons émargés : Impression de l'ensemble des dossiers ayant des bons émargés et des ordres client.

On retrouve aussi le bouton 'Générer un avoir' relatif à la facture en cours. Il va générer automatiquement, les lignes de taxation dans la pré-facturation de chaque dossier de cette facture.

Type de facturation

Il existe trois modes de facturation client :

• Facturation automatisée

  On accède à la facturation automatisée par le biais du menu gris, présent en haut de l'interface principale. Deux possibilités :
  • La 'Facturation par dossier'
  • La 'Facturation par groupage'
  Ces deux options vont permettre à l'utilisateur de facturer un ensemble de Tiers selon une période donnée.
  
  Leur interface se présente comme suit :
  • Par dossier :
    Dans cette interface, on saisit les différentes informations qui vont permettre d'établir une facturation, on a donc les champs suivants :
    • Date de début
    • Date de fin
    Winfret récupère l'ensemble des dossiers, non facturés, compris entre ces deux dates.
    • Période : En fonction de ce champ, l'utilisateur pourra choisir de facturer les dossiers, au mois, à la position, à la quinzaine, etc. ces périodes étant définies dans la Fiche Tiers
    • Type de date : Relatif à la période date de début et fin sur la date d'enlèvement des dossiers, de création des dossiers ou de livraison.
    • Date de facture : La date de facturation.
    • Mode de règlement : Choix du mode de règlement.
    • Devise : Choix de la monnaie.
    (Ces champs sont obligatoirement remplis, pour pouvoir valider la facturation automatique).
    
    • D'autres critères sont disponibles de manière à spécifier l'ensemble des dossiers à facturer (Client, Nature, Service, Sens et Agence)
    La grille va alors afficher l'ensemble des dossiers correspondant aux critères renseignés.
    L'utilisateur pourra pré-visualiser le résultat, avant de lancer la facturation.
    Il pourra, aussi, choisir de ne pas facturer certains dossiers présents dans la liste. Ou également modifier un dossier (avant la facturation) en double cliquant dessus.
  
  
  
  • Dans un groupage :
    La 'Facturation automatisée par groupage' se présente de la même manière que celle des dossiers. L'interface présente des champs obligatoires qui sont :
    • Devise : Choix de la devise.
    • Mode de règlement : Choix du mode de règlement à partir de la fiche de gestion.
    • Date de facture : La date de la facture.
    • Groupage N° : Numéro de groupage.
    Une grille va afficher l'ensemble des lignes de 'Cost-And-Profit'.
    
  Dans les deux cas, présentés, ci-dessus, l'utilisateur peut pré-visualiser le résultat dans la grille (bouton 'Pré-visualiser le résultat'), et ainsi gérer les lignes qu'il souhaite facturer ou non (bouton 'Ne pas facturer cette ligne').
  Après vérification, l'utilisateur, peut lancer la facturation (bouton 'Facturer'). Toutes les lignes présentes dans la grille sont facturées.

• Facturation par Position

  L' utilisateur peut facturer un dossier dans l'interface d'Edition d'un dossier' par le bouton 'Facturer'.
  Si le dossier détient un Tiers facturable (cf : Les Tiers), une page de 'Gestion de la facturation' s'ouvre avec l'ensemble des articles facturables pour ce dossier. (Les articles peuvent être déterminés en fonction du Tiers, voir Comptabilité client)
  Winfret pré-remplit les différents champs, selon les informations contenues dans la fiche du Tiers. Et l'utilisateur pourra en modifier le contenu (Date de facture, Mode de règlement, Echéance).
  Il pourra aussi utiliser les différents boutons vus, dans l'Ajout d'une facturation (les différentes insertions possibles, Action).
  Avant de valider la facture, l'utilisateur peut obtenir un aperçu avec le bouton 'Visualisation avant validation'. Il est dirigé vers la page de 'Gestion des impressions', où il aura le choix entre :
  • Imprimer : La facture est imprimée vers l'imprimante sélectionnée.
  • Visualiser : Le logiciel 'Crystal Report' va permettre de visualiser la facture, après avoir saisie une période (Date de début et Date de fin ).
  Ce type de facturation facture les dossiers par Tiers

• L'onglet Facturation

  De la fiche principale, l'utilisateur peut accéder à l'une des formes de facturation.
  L'onglet affiche dans deux groupes distincts, les facturations clients et les facturations fournisseurs, l'utilisateur peut y ajouter, modifier ou supprimer des factures.
  Cet onglet correspond à l'interface définie lors de la partie Gestion des factures.





La Pré-Facturation

Le bouton de pré-facturation est disponible dans les dossiers.
Selon que le dossier possède ou non des Tiers facturables, l'utilisateur pourra établir :
• Une Pré-facturation : Cette interface regroupe la Facturation Client et la Facturation Fournisseur sur une même grille. Elles sont répertoriés avec des couleurs différentes : rouge et bleu.
  (Pour plus d'informations, voir 'Cost And Profit' ).
• Une Facturation sur le client.