LES GROUPAGES

Gestion du groupage

Le groupage est un ensemble de dossiers. Ceux-ci sont accessibles par les onglets suivants:

•  G-Route
•  G-Inter
•  G-Aerien .

Pour gérer le groupage, on utilise les mêmes fonctionnalités que pour la gestion d'un dossier. A savoir:

• Sens : Détermine selon la nature du groupage s'il s'agit d'un import ou d'un export (Inter et Aérien) ou d'un enlèvement ou d'une livraison (Route)
• Expéditeur : ("les premières lettres d'un Tiers" + F4) Liste les Tiers, que l'on pourra trier, à partir d'un point de départ
• Destinataire : F1 Liste les Tiers ayant été destinataires de cet expéditeur.
• Les champs suivants sont plus ou moins, appropriés, selon la nature du groupape. (Pour plus de détails, voir G-route, G-Inter, G-Aerien ou G-Maritine)

Une grille va permettre à l'utilisateur de visualiser directement l'ensemble des dossiers rattachés à ce groupage.
Les options qu'offre cette grille sont nombreuses :

• Insérer    : Une fenêtre s'ouvre permettant à l'utilisateur de consulter, dans un grid, l'ensemble des dossiers non groupés pouvant être associé à ce groupage. Les dossiers affichés dépendent du sens et/ou de la nature du dossier de groupage. D'autres critères pouvant par la suite être rajoutés, afin de préciser la recherche des dossiers à grouper.
• Décharger : Le dossier sélectionné (en bleu ) est retiré du groupage.
• Insert SP : Réalisation d'une insertion spéciale, s'il connait le(s) numéro(s) du/des dossier(s).
• Ajouter   : L'utilisateur crée un dossier qui sera automatiquement lié au groupage.
• Sens d'enlèvement
• Sens de livraison
Les deux dernières options permettent d'optimiser un sens de chargement ou de déchargement de la marchandise groupée, on pourra, à volonté, descendre ou remonter, n'importe quel dossier du groupage.

Toutes ces options sont les mêmes quelque soit la nature du groupage choisi.
Au dessous de la grille, on peut consulter, entre autres, le poids, la quantité et les prix totaux de l'ensemble des dossiers présents dans le groupage. Ces données sont calculées par Winfret automatiquement, car elles ont été définies par l'utilisateur dans les dossiers.
Toutes ces fonctionnalités vont assurer une transaction rapide, efficace et claire.

Spécificitées par nature du groupage

G-Route

Sur l'onglet G-Route, le champ 'Correspondant' offre la possibilité de spécifier le Tiers fournisseur (transporteur).
Dans le cas d'un ou plusieurs dossier(s) transbordé(s), l'utilisateur pourra, éventuellement, utiliser le champ 'Notify' comme étant, le transporteur qui livrera la marchandise, sur le lieu du transbordement. Ainsi que 'Correspondant', pour indiquer le correspondant qui assurera la traction des dossiers, depuis le point de transbordement jusqu'au lieu de livraison. Les détails concernant le chauffeur et son véhicule peuvent être aussi complétés. La touche F1 permettant de remplir le champ avec le chauffeur répertorié pour la demande.
On pourra renseigner un nom de chauffeur et préciser, dans les deux champs suivants, un numéro de tracteur et/ou de remorque.
On retrouve aussi ces deux champs :

• 'Km effectués' : Calculer par Mappoint (Voir: Cartographie)
• 'Km supp' : A n'importe quel moment, l'utilisateur pourra revenir sur le groupage et préciser s'il y a eu des kilomètres supplémentaires, relatifs à un ou plusieurs dossiers du groupage.

Les références d'enlèvement et de livraison sont également prises en compte (V/Ref et N/Ref). la touche 'F1' permet d'accéder au calendrier.
L'édition d'un groupage route permet d'accéder aux détails de la CMR.
Winfret effectue sa mise à jour automatiquement selon les informations apportées lors de la saisie des différents champs du groupage.

G-Inter

On pourra également accéder aux informations de la CMR, depuis un G-Inter.
Le fonctionnement est le même qu'en G-Route.

G-Aerien

En plus des précédentes informations générales présentes dans chaque type de groupage, une liste des réservations est disponible. Winfret va afficher les détails concernant les réservations effectuées et permettre à l'utilisateur de saisir :

• Les détails du vol (Numéro, départ/Arrivée, destination, date)
• Les détails de la réservation (Nombre de colis, type, poids, volume) ainsi que la possibilité de laisser des commentaires relatifs à la marchandise.
  La réservation peut être validée de cette fenêtre.
• La liste des reservations en attente : Dans une grille, Winfret affiche l'ensemble des réservations dont le statut est en attente. Les éléments de la liste peuvent être modifiés ou supprimés.

La fenêtre d'édition du groupage des dossiers aériens permet l'accès au document obligatoire MAWB.
Winfret rempli systématiquement les différents champs présents, l'utilisateur pouvant en modifier le contenu.
L'ajout d'autres frais étant possible, Winfret va alors, sur demande, recalculer les taxes aériennes.
Pour renseigner le Tiers fournisseur (Transporteur), l'onglet G-Aerien utilise le champs 'Notify'

G-Maritine

Dans cette partie, on pourra préciser les informations relatives au Ferry. Le champs 'Correspondant' va permettre d'identifier le Tiers fournisseur. En cliquant sur Informations relatives au Ferry, une fenêtre de renseignements destinée au 'Connaissement', s'ouvre. On y retrouve les champs suivants :

• Nom de la compagnie
• Nom du navire
• Port de départ/Port d'arrivée
• ETD/Impératif : Date de départ
• ETA/Impératif : Date d'arrivée

NB : Ces deux champs comportent des impératifs, où l'utilisateur pourra, eventuellement, y renseigner un numéro de plomb du/des container(s) maritime présent(s) sur le navire.

• Date de retour
• Nombre de jour à vide :
• Port payé / Cloturé : Ces informations peuvent être cadrées si l'utilisateur souhaite en préciser les termes et sont indiquées sur les documents de transport.

Toutes ces informations sont necessaires et seront présentées sur les documents obligatoires de transport maritine de marchandises.

Actions possibles

Cost-and-Profit

La particularité du bouton Cost And Profit réside dans le fait qu'elle permet d'établir une pré-facturation au sein du groupage.
Une fois la fenêtre de 'Gestion de la préfacturation du groupage' ouverte, elle donne accès aux informations concernant la pré-facturation du client (en bleu) et celle du fournisseur (en rouge). A travers cette fenêtre, l'utilisateur pourra gérer le prix des articles et répartir un montant global vente ou achat sur chaque dossier groupé, et ce, par critères.
La répartition s'effectue selon certains critères pré-définis à l'avance et/ou à la demande. Elle s'effectue par rapport :

• Au nombre de colis de chaque dossier groupé.
• Au nombre de positions groupées.
• Au poids de chaque dossier groupé.
• Au poids taxable de chaque dossier groupé.
• Par le chiffre d'affaire des positions groupées.
• Par le coût des positions groupées.
• Ou autres options définies par l'utilisateur.

L'utilisateur choisit les dossiers sur lesquels il veut appliquer la répartition. Après validation, Winfret recalcule automatiquement les parts attribuées pour chaque dossier concerné en fonction du critère défini.
Le bouton de 'Taxation automatique' va permettre, en cas de tarifs renseignés par l'utilisateur, de taxer automatiquement un dossier en reprenant les informations principales du dossier (client, poids, volume, mètre,...).

Action

Les outils du bouton Action sont semblables à ceux dans l'édition de dossier (cf : Actions).
On retrouve, cependant, certaines fonctionnalités qui sont propres au groupage, dont :

• SMS : Génération d'un résumé au format SMS avec le numéro du dossier de groupage. Il n'y a qu'une seule option possible. Les instructions concernant le groupage sont saisies par l'utilisateur.
• SAV : Liste les SAV du groupage, donc de l'ensemble des dossiers.
• CAD : Gestion des CAD. Après une génération de la fenêtre, la liste des CAD disponibles s'affiche.
  L'utilisateur peut en modifier le contenu, en double cliquant sur la ligne, en question. Il saisit, ensuite, les informations concernant le client et le fournisseur (nom, PU HT, devise, TVA).

Impression

Pour connaître les fonctionnalités du bouton d'impression, voir la rubrique 'Impression Groupage'