LES DOSSIERS

Gestion des dossiers

L'interface principale de Winfret offre à l'utilisateur la possibilité de gérer ses dossiers selon leur nature, via les onglets suivants:

• D-Route : Pour tous les transports routiers nationaux;
• D-Inter : Pour tous les transports routiers internationaux;
• D-Aerien : Pour les transports aériens.
• D-Maritine : Pour les transports maritimes.

Quelques soit l'onglet sélectionné, les différentes étapes pour insérer un dossier restent les mêmes. Cependant en fonction de la nature du dossier, le sens changera. On aura donc :

• Import/Export : Pour le D-Inter ;
• Départ/Retour ou Enlèvement/Livraison: Pour le D-Route .

(Le sens est paramétrable en fonction de l'activité de l'utilisateur.)
Après avoir cliqué sur 'Ajouter' ou 'Modifier', l'utilisateur a la possibilité de s'identifier. Cette identification peut être utile lorsque l'utilisateur doit saisir un dossier mais qu'il n'est pas à son poste de travail.
L'interface d''Edition d'un dossier' est formée de trois pages et d'une page supplémentaire qui dépend de la nature du dossier :

• Détail de la position
• Détail du groupage
• Détail des SAV
• Détail de la CMR (Pour D-Route et D-Inter : cf : Particularités)
• Détail de la MAWB (Pour D-Aerien : cf : Particularités)
• Détail du connaissement (Pour le D-Maritime : cf : Particularités)

Détail de la position

Les étapes qui vont suivre, relatent les différentes options disponibles lors de l'ajout ou de la modification d'un dossier :


• Les champs de couleur jaune doivent être obligatoirement remplis pour valider un dossier.



• Dans un premier lieu, l'utilisateur sélectionne :
  • Le sens     : Indique s'il s'agit d'un enlèvement ou d'une livraison, d'un dépôt ou d'un retour, d'un import ou d'un export.
  • Le service  : Indique si le dossier appartient à un service course, d'affrètement, s'il est standard, etc... (Autant de services pouvant être choisis et créer par l'utilisateur s'ils sont utilisés au sein de la société). Ce champ permet aussi d'affecter des tarifs différents par service au client et de segmenter les statistiques et les contrôles de gestion.
  • Le terme   : Affecte le terme de transport (port payé, port dû, EXW, FOB,...).
    Ce champ permet d'attribuer des incotermes de transports différents en fonction du dossier ou du client (s'il est défini dans la fiche Tiers).
  Pour faire défiler les différents items présents dans ces champs, on utilise la touche F4.
  La date de création du dossier est automatiquement mise à jour par Winfret.



• Le donneur d'Ordre (nom du client) peut être sélectionné parmi une liste de Tiers. Pour ce faire, l'utilisateur entre les premières lettres du nom suivi de la touche 'F4', 'Entrée' ou encore 'Tab'. La fenêtre de 'Recherche de Tiers' apparaît si le nom n'est pas assez précis. (Les codes Tiers Winfret étant formés des cinq premières letres du nom de la société, suivi des deux chiffres du département et des trois premières lettres de la ville)
  Il ne reste plus qu'à choisir l'un de ceux présents dans la grille. NB : Possibilité de selectionner un Tiers selon d'autres critères (code postal, ville, pays,....) via la touche 'F8' (cf: Les Tiers).
  



• Pour les champs 'Expéditeur' et 'Destinataire', la liste de ces derniers apparaît de la même manière que pour le Donneur d'Ordre.
  Cependant, Winfret offre la possibilité de choisir des expéditeurs et des destinataires, parmi une liste ne regroupant que ceux déjà utilisés dans un dossier du Donneur d'Ordre renseigné. Et ce, en utilisant 'F1' dans les champs correspondants.
  On peut aussi se servir de la touche '*' + Entrée, sur 'Expéditeur' et/ou 'Destinataire', si le Tiers recherché n'appartient pas à la base de données de Winfret. Une fenêtre s'ouvre, pour permettre à l'utilisateur d'entrer les informations concernant le Tiers (Pays, Nom, Adresse, CP/Ville). Après la validation, les champs correspondants sont remplis d'après les informations apportées, et l'expéditeur et/ou le destinataire auront un intitulé 'NON_AFFECTE'.
  (Les champs adjacents à l'expéditeur et au destinataire sont systématiquement remplis par l'application, si le Tiers est déjà présent sur Winfret.)



• Lors de la saisie d'une quantité, via 'F1' ou 'F4', l'utilisateur accède au 'Détail du colisage'. Ce qui va lui permettre, si le nombre de quantité est important, de renseigner un ou plusieurs type(s) d'emballage, de quantité, de dimension, et de préciser si la marchandise est dangeureuse ou non.
  Dans le champ 'Emballage' (type de colis), en saissisant les premières lettres suivies de 'F4', la fenêtre des 'Paramètres de gestion d'emballage' apparaît.
  Par la suite, en fonction du type d'emballage, Winfret va effectuer un calcul du volume et du métrage linéaire.
  On peut également utilisé la touche 'F1' qui va faire un listing des emballages utilisés précédemment pour le client.
  Ainsi que la touche 'F3' qui ne va lister que les types d'emballage précédemment utilisés pour l'expéditeur et le destinataire choisis.



• 'F4' sur le champ 'Poids' permet d'accéder à la 'Gestion des palettes'
  Cette interface va permettre à l'utilisateur de saisir, le 'Poids', le 'Volume', le 'MetreL', le 'Poids taxable'. Il peut également gérer le nombre de palettes consignées, rendues et reçues.
  Une fois, ces données validées, Winfret remplit les champs correspondants et indiquera sur les documents de transport, le nombre d'emballages à rendre et/ou à recevoir.



• Cette partie de l'interface recouvre l'ensemble des informations relatives à l'enlèvement et à la livraison. L'utilisateur sera amené à saisir :
  • Date d'enlèvement : Accès au calendrier avec 'F1'.
  • Date de livraison : Accès au calendrier avec 'F1'.
  • Impératifs d'enl. : Indique les impératifs lors de l'enlèvement.
  • Impératifs de liv. : Indique les impératifs de livraison.
  • Références Enl. : Permet de préciser les références lors de l'enlèvement. (Cette information sera reprise sous les documents de transports mais aussi dans la facture du client).
  • Références Liv. : Références de livraison (Préciser aussi sur la facture).
  • Kms. : Les calculs sont effectués par le logiciel Mappoint via le bouton 'Action'.
  Et également à cocher selon le cas :
  • Enl. Ontruck : Marchandises livrées sur camion Porteur.
  • Liv. Ontruck : Marchandises enlevées sur camion.
  • Liv. à quai : Marchandises livrées à quai par l'expéditeur au transporteur lors de l'enlèvement.
  • Enl. à quai : Marchandises enlevées à quai.
  L'ensemble de ces informations sera repris sur les documents imprimables de ce dossier.



• La liste des transporteurs et des correspondants , les plus adaptés, ainsi que leur prix d'achat, en fonction du code postal, du département, du code postal d'arrivée, du poids, ou encore de la liste des transporteurs les plus utilisés pour le donneur d'ordre du dossier, est accessible avec 'F1' ou 'F3' dans les champs 'Enlèvement par' et 'Livraison par'.
  De cette fenêtre, l'utilisateur a la possibilité de 'Générer un appel d'offre' par e-mail ou par fax à tous les fournisseurs sélectionnés. L'appel est déposé sur Téléroute, Nolis, BDF, Fretonline via la passerelle VIALINK .
  Les options de saisie sont également disponibles via 'F1' lors d'observations particulières au niveau du transport et/ou de la livraison.
  La touche 'Entrée' sur le champ 'livraison par' permet de recopier le tiers présent dans le champ 'Enlèvement par'. (Options paramétrable). L'ensemble des Tiers peut toujours être consulté par 'F4'.



• L'utilisateur définit ensuite, les particularités concernant sa marchandise :
  • Marchandise : Nature de la marchandise;
  • Valeur Marchandise : Valeur et devise de la marchandise;
  • Valeur Assurance : Montant pour lequel la marchandise sera assurée (s'il y a une demande d'assurance).
  • Valeur COD : Montant du contre remboursement (Demandé à la livraison) sur la valeur de la marchandise. (Informations apparaissant sur les bons de livraison)



• Le détail de la pré-facturation est visible dans une grille. Dans cette grille, on retrouve :
  • Code Article : Code des prestations facturées. (Pré-défini dans la fiche du client dans l'onglet compte client)
    Pour plus d'informations, voir la rubrique 'Les Tiers'.
  • Désignation : Nom de la prestation facturée.
  • Prix de vente : A indiquer par l'utilisateur et selon le prix de vente de la prestation.
  • Prix d'achat : Précision sur le coût qui sera facturé par le correspondant ou/et le transporteur.
  • Transporteur : TRA correspond à l'enlèvement, COR (ou dans le cas d'un transbordement) à la livraison et COM pour les compagnies.
  NB : Le taux de TVA sera calculé automatiquement en fonction du type de prestation, du lieu (France, Cee, Hors Cee) où est domicilié le client, du lieu fiscal de l'expéditeur et de celui du destinataire.



• L'accès aux évènements se fait par :
  • '* + Entrée': Listing des évènements.
  • 'Les premières lettres + F4' : Pour chercher un évènement particuler.
  Un code couleur est automatiquement attribué au dossier selon l'évènement qui lui est associé. Ces codes peuvent être modifiés par l'utilisateur
  Une alarme est également disponible et se règle selon les convenances de l'utilisateur.
  La partie commentaire à renseigner, ou non, permet d'apporter des précisions sur l'évènement ou l'alarme mise en fonction sur l'onglet.
  NB : L'ensemble des SAV du dossier est disponible dans le 'Détail des SAV'.
  Sur l'inteface principale, via le menu Winfret, l'outil Planning (selon paramètrage) permet de distinguer rapidement quel est le statut actuel du dossier, grâce aux couleurs sur le numéro de dossier.



Détail du groupage

Quelque soit la nature du dossier, l'onglet 'Détail groupage' est disponible. Il permet de consulter l'ensemble des dossiers liés à un même "transporteur".
On peut supprimer les liens existant entre le dossier et le groupage ou entre le dossier et son dossier maître.

Détail des SAV

Cet onglet met en avant les différents évènements liés au dossier. Il s'agit d'un récapitulatif de l'état du transport.
La liste des SAV reprend l'ensemble de l'historique des évènements, liés à ce dossier. Ceux-ci peuvent être supprimés.
La liste des documents liés est aussi affichée. On peut lier un document à ce dossier ou en supprimer (cf : Action ).
Pour lier un document à un dossier, la méthode utilisée est la suivante :
• Le type de document doit être précisé (COD, LTA, CMR, Ordre client, Photos de litige, Bons émargés,etc...). Cette information est paramètrable par l'utilisateur.
• Ensuite, il spécifie un nom au document.
• Pour finir, il indique le chemin d'accès au document. (Deux méthodes, soit le document est déjà présent sur l'ordinateur de l'utilisateur, soit on le numérise)
Une fois ces informations entrées, l'utilisateur aura la possibilité de les numériser. Après validation, le document est lié au dossier aussi longtemps qu'il sera sur le poste de l'utilisateur.
Cet onglet offre également la possibilité de numériser des données :
• Ordre client : Demande de traitement du transport envoyé par le client.
• Préavis d'enlèvement : Document commercial permettant de prévenir l'expéditeur d'un futur passage ou de définir avec lui, ses disponibilités pour l'enlèvement.
• Bon d'enlèvement :Document de transport destiné à l'enlèvement.
• Bon émargé : Preuve de livraison avec signature du destinataire (Souvent demandé lors de la facturation client).
• Demande de cotation : Demande de devis pouvant être lié au dossier.

La gestion des SAV est constituée de l'ensemble des évènements et documents associés à ce dossier.

Actions possibles

Action

Le bouton 'Action' offre à l'utilisateur, un panel d'outils. On retrouve:
• Cartographie : Grâce au logiciel Mappoint, l'utilisateur a la possibilité de connaître le trajet le plus court et le plus rapide. Il peut aussi visualiser ce trajet et calculer dans le champs 'Kms' le nombre de kilomètre à parcourir (Calcul automatique en utilisant 'F1' sur le champ 'Kms').
  NB : La cartographie est une option supplémentaire de Winfret.
• Documents liés : Cette option offre la possibilité d'associer un document au dossier en cours et/ou de consulter la liste des documents liés à ce dossier.
  Lors de l'ajout d'un document lié, une fenêtre apparaît de manière à spécifier le type, le nom et le chemin d'accès au document (voir Détail des SAV).
• Insertion groupage : Cette altrenative permet à l'utilisateur de créer un groupage à partir du dossier en cours.
  Le dossier peut aussi être inséré dans un groupage ou un dossier existant. Dans ces deux cas, un numéro de dossier ou de groupage est demandé.
• Sous-position : Ajout de dossier dans le dossier en cours. Une fenêtre s'ouvre pour lancer la création d'un nouveau dossier, qui sera lié au précédent .
  lors de l'édition du nouveau dossier, les informations du dossier (Donneur d'Ordre, enlèvement, livraison) sont conservées.
• Copie : Permet de recopier le dossier en cours sur une période donnée en conservant ou non certaines informations (Donneur d'Ordre, destinataire,...).
• SMS : Génération automatique d'un texte au format SMS par Winfret reprenant les informations clés du transport. Plusieurs informations peuvent se retrouver sur le SMS, selon sa nature et le destinataire. On a donc:
  • DoorToDoor : Coordonnées de l'expéditeur et du destinataire avec la référence (Numéro du dossier) à préciser sur la CMR par le transporteur.
  • Enlevement : L'adresse de l'expéditeur + référence dossier( cas d'un simple enlèvement )
  • Livraison : L'adresse du destinataire + référence dossier( cas d'une livraison )
  • Groupage : L'ensemble des expéditeurs + des destinataires
  Le SMS généré peut être copié dans un presse-papier et envoyé par e-mail pour être reçu sur un numéro de portable à un chauffeur ou un sous-traitant.
• SAV : La liste des SAV du dossier s'affiche. De cette fenêtre, on peut ajouter, modifier ou supprimer des informations concernant le dossier.
  (Voir : Détail des SAV).
• Appel d'offre : La rubrique d'appel d'offre transfère l'offre émise sur Téléroute, Nolis, BDF ou Fretonline.
• CMR : Met à jour la CMR.



Pré-facturer/ Facturer

Pour plus d'informations, voir la page 'Les Facturations'.



Recopier

Lors de la modification d'un dossier , le bouton 'Recopier' devient actif.
Il permet de recopier un devis, si l'on se trouve dans l'onglet 'Cotation', ou de recopier un dossier.


Imprimer

Pour connaître les fonctionnalités de ce menu, voir L'Impression des dossiers.

Particularités

D-Route/D-Inter

A travers les onglets D-route et D-Inter, l'utilisateur peut accéder au détail de la CMR. De cet onglet, les informations sont directement mises à jour par Winfret. Des compléments peuvent y être apportés (Instructions, Conventions particulières,...)


D-Aerien

L'onglet D-Aérien utilise l'onglet Détail du HAWB pour permettre à l'utilisateur d'accéder au détail du chargement aérien.


D-Maritime

De cet onglet, on peut accéder au 'Détails du Connaissement' ce qui va permettre à l'utilisateur d'avoir un détail sur les marchandises transportées (Nombre, description,...) ainsi que sur le transport (Navire, Port, Destination,...).