LES TIERS

Gestion des Tiers

Interface

Les Tiers représentent l'ensemble des clients, fournisseurs, compagnies, particuliers, destinataires, expéditeurs, etc, présents dans la base de données de Winfret.
De n'importe quel interface, on accède à la fiche Tiers par la touche 'F8' . De là, on peut créer, modifier ou supprimer une fiche Tiers. Mais aussi rechercher ou encore exporter sous excel des Tiers.
La touche 'F8' va lancer une recherche sur les Tiers présents. On peut consulter l'ensemble des Tiers, par 'F1' dans le premier champs de saisie. La grille va alors lister tous les Tiers de la base de données dans l'ordre croissant. Pour affiner sa recherche, il suffit de remplir des champs spécifiques et de relancer la recherche. Plus les critères de recherche sont renseignés, plus la base de données fournit une liste de Tiers spécifique. (Par exemple, si la case Mes dossiers est coché, Winfret n'affichera que les dossiers de l'utilisateur.)
Et ce, en sachant que sur Winfret, le nom d'un Tiers se compose de la manière suivante:

• Les cinq premières lettres correspondent au nom du Tiers;
• Les deux chiffres se réfèrent au département;
• Les trois dernières lettres à la ville.

Edition d'un Tiers

De cette fenêtre, on peut lancer la création d'un nouveau Tiers.
Les informations générales concernant le Tiers sont saisies, l'utilisateur précise ensuite, dans quelle catégorie se situe le Tiers (Donneur d'ordre, correspondant, sous-traitant, compagnie, chauffeur, prospect). En sachant qu'un même intervenant peut appartenir à plusieurs catégories.
Les informations saisies dans le champ 'Info publique' permettent à l'utilisateur d'afficher des informations visibles, sur les documents de transport en relation avec le Tiers.
Celles saisies dans le champ 'Info privée' s'affichent dans une infobulle lorsque le Tiers interviendra dans un dossier, une facture, un règlement ou une cotation. Ces informations sont internes à la société, et de ce faît visibles que par les utilisateurs de Winfret uniquement. En cochant la case 'Afficher info' , on active l'infobulle.
Cinq onglets vont suivre l'édition d'un Tiers. On retrouve :

• Informations relatives au trafic :
  Cette onglet va permettre à l'utilisateur de distinguer ses clients selon ses propres critères :
  • Etat du Tiers : Défini par l'utilisateur. Ce champs détermine la situation du Tiers par rapport à l'utilisateur.
    Par exemple, si le Tiers est un client de la société et qu'il fait partie des meilleurs clients, l'utilisateur pourrait lui attribuer l'etat Client TOP 10.
    Ces différents états sont associés à des codes couleurs et peuvent être choisis par l'utilisateur, qui pourra en créer à volonté (Code couleur que l'on retrouve dans la 'Recherche des Tiers')
  • Service : Gestion des différents services proposés pour ce Tiers. (Liste accessible avec la touche 'F4' regroupant les services habituellement utilisé pour ce Tiers). Au niveau des services, l'utilisateur pourra en créer ou en modifier, selon ses besoins.
    Cette partie est reprise lors de l'édition d'un dossier où ce Tiers est Donneur d'Ordre.
  • Langue : Le choix de la langue pour l'édition des documents de transport (4 langues disponibles : français, anglais, italien, espagnol). Lors de l'installation de Winfret l'utilisateur peut rajouter et/ou supprimer d'autres langues.
    Par contre, si l'utilisateur ne renseigne pas de langue, aucun document ne pourra s'imprimer.
    (La gestion des textes et la longueur des documents se fait dans le menu Paramètre au niveau de la Gestion des impressions).
  • Diverses options à cocher auront une incidence sur certains champs dans la saisie du dossier (changement de couleur ou encore apparition d'images particulières). Par exemple, en cochant sur 'Marchandises généralement dangeureuses' pour un Tiers particulier, lors de l'utilisation de ce Tiers dans l'Edition d'un dossier, une tête de mort apparaît à côté du champ, qui se réfère au transport.
    Pour 'Tiers généralement assuré' et 'Tiers généralement en COD', le champs concerné sera mis en évidence avec un fond rouge.
    Et pour bloquer l'utilisation d'un Tiers dans un dossier, en cochant la case 'Tiers Bloqué', une fenêtre d'informations apparaît lors de l'Edition d'un dossier relatif au dossier, informant l'utilisateur de l'état du Tiers.
    



• Comptabilité Client : Cet onglet permet de gérer la comptabilité du client, mais également, de déterminer si le Tiers est facturable.
  Pour ce faire, la case 'Permettre l'émission de facture pour ce Tiers' permet à l'utilisateur de facturer ce client.
  Si la case est décochée, le Tiers n'est pas facturable directement. Il faudra donc passer par une autre société. (Voir l'utilisation du bouton 'Adresse de facturation'). différentes données sont accessibles via la touche 'F4', selon le champ en cours de traitement :
  • Dans 'Compte général', en fonction du plan comptable remis lors de l'installation, en pressant sur cette touche, l'utilisateur peut consulter l'ensemble des états d'un compte.
  • Le champs 'Mode de règlement' reprend l'ensemble des modalités de paiement disponible pour la société. Le choix validé, l'intitulé correspondant s'affiche à côté du champs.
  • Le champs 'Devise de vente' va permettre de choisir une devise particulière pour ce Tiers.
    (Données paramétrables dans l'option Paramètres du menu gris, au niveau de la Facturation Client et Fournisseur.)
  • Dans 'Commercial' l'utilisateur rentre le nom du commercial en charge de ce Tiers.
  • L''Affactureur' permet de définir un affactureur pour ce Tiers (s'il en fait la demande).
  
  Les champs 'Premier article par défaut', 'Second article par défaut', 'Troisième article par défaut' détermine, pour ce Tiers, les articles de pré-facturation qui seront présents dans la grille de taxation du dossier. (Détail de la préfacturation)
  L'utilisateur pourra, également, mettre en avant les différentes informations sur le Tiers et les prestations disponibles (Assuré, Prestations non facturées, etc)



• Comptabilité fournisseur : La case 'Permettre la réception de facture pour ce Tiers' permet à la société de recevoir des factures venant du Tiers concerné.
  L'utilisateur gère la comptabilité, également du côté de son fournisseur. Il peut donc consulter :
  • Le mode de règlement et la devise : Ce que l'on pourra renseigner par rapport aux informations indiquées sur la facture de notre fournisseur (Par exemple, virement à 30 jours en euros, si le Tiers fournisseur est français ou en CEE).
  • Le plafond accordé : Lors de la réception de la facture d'un fournisseur, détermine la somme maximum pouvant être atteinte avant d'avoir reçu un paiement du Client.
  • L' affacturage disponible ('F4') : L'ensemble des sociétés payant pour le compte du Tiers.
  • Le solde du compte ;
  • Le nombre de prestations en attente de facturation
  • le total dû.
  L'ensemble de ces champs permettant de faciliter l'édition de la facture et de gérer au mieux la comptabilité des clients et fournisseurs.



• Gestion du RIB : Les coordonnées bancaires du Tiers de manière à faciliter les virements bancaires.
  



• Informations relatives au chauffeur : Cet onglet est relatif à un Tiers coché en tant que chauffeur.
  L'utilisateur pourra préciser un type de :
  • Tracteur ouvre une fenêtre sur l'ensemble des tracteurs pouvant être associés au Tiers, avec 'Immatriculation', 'Carte grise', 'Assurance', etc. (Possibilité d'en rajouter, modifier ou supprimer)
  • Remorque ouvre une fenêtre sur les remorques avec en plus, le 'Poids Max' (Supporté par le VL), le 'Volume Max' et le 'ML Max'.

Actions

Gestion des contacts

La fiche Tiers permet également de gérer, pour un tiers donné, l'ensemble des contacts de cette société. Winfret gère également la liste des intervenants.
Le rôle de chaque membre de la société peut être défini. Ce qui facilite la gestion des différentes étapes d'un tranport. On pourra y préciser pour chaque contact une adresse mail différente. On peut ainsi, par exemple, transmettre une facture client au contact en charge de la comptabilité fournisseur.
Sur 'Contact', la Gestion des contacts va permettre à l'utilisateur de saisir l'ensemble des informations en rapport avec le contact (Type, Nom, Prénom, Portable, Email). Des commentaires peuvent également être laissés par l'utilisateur.
De cette fenêtre, l'utilisateur peut ajouter, modifier et supprimer des contacts.

Adresse de facturation

L'adresse de facturation est à saisir dans le cas où le siège de la société ne se trouverait pas à la même adresse.

Impression

Voir la rubrique : Impressions